Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens er worden verwerkt in Vezrap, de beheeromgeving voor woongroepen, en hoe daarmee wordt omgegaan. Vezrap wordt gebruikt door zorgorganisaties om de dagelijkse begeleiding van cliënten te ondersteunen — aanwezigheid, medicatie, rapportages, overdracht en aanverwante zorgadministratie.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
De zorgorganisatie die Vezrap gebruikt (uw werkgever, of de organisatie die de zorg aan u of uw naaste levert) is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG: zij bepalen waarom en hoe uw gegevens in Vezrap worden verwerkt. Vezrap treedt op als verwerker: wij verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van en volgens instructies van die organisatie, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Vragen over uw gegevens binnen een specifieke woongroep richt u daarom in eerste instantie aan die organisatie, niet aan Vezrap.
2. Welke gegevens worden verwerkt
Van medewerkers: naam, geboortedatum (dient als inlogmiddel — zie ook ons cookiebeleid), rol/functie, en optioneel een e-mailadres voor meldingen. Er wordt geen wachtwoord opgeslagen; toegang wordt per apparaat vrijgegeven met een apparaat-wachtwoord van de organisatie.
Van cliënten: naam, geboortedatum, kamer/locatie, allergieën en voorkeuren, medicatiegegevens en toedieningsregistraties, rapportages over de dagelijkse zorg, aanwezigheidsregistraties, overdrachtsnotities en eventuele incidentmeldingen. Een deel hiervan zijn bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens, artikel 9 AVG), die extra bescherming genieten.
3. Grondslag en doel van de verwerking
De zorgorganisatie verwerkt deze gegevens voor het leveren en administreren van zorg en begeleiding, doorgaans op grond van artikel 6 lid 1 sub b of f AVG, en voor gezondheidsgegevens op grond van artikel 9 lid 2 sub h AVG (zorgverlening). Vezrap faciliteert deze verwerking technisch; de organisatie bepaalt de grondslag en het doel.
4. Bewaartermijn
Rapportages, medicatieregistraties, documenten, aanwezigheid en incidenten worden standaard 20 jaar bewaard — de minimale bewaartermijn die de WGBO voorschrijft voor medische dossiers. Elke organisatie kan deze termijn zelf aanpassen in haar instellingen, op basis van haar eigen juridische afweging. Na afloop van de bewaartermijn worden deze gegevens automatisch verwijderd.
5. Hoe uw gegevens worden beveiligd
Concrete maatregelen die Vezrap toepast:
- Elke organisatie is technisch volledig gescheiden van elke andere organisatie op het platform.
- Toegang is rolgebaseerd: een medewerker ziet alleen wat voor zijn of haar rol nodig is.
- Elke gevoelige actie (bijvoorbeeld het aanpassen van cliëntgegevens) wordt vastgelegd in een auditlog.
- Een apparaat moet apart worden vrijgegeven voordat het toegang krijgt; sessies verlopen automatisch na inactiviteit.
- Alle verkeer verloopt versleuteld (TLS); een strikte contentbeveiliging (CSP) beperkt de schade van eventuele kwetsbaarheden.
6. Met wie gegevens worden gedeeld
Vezrap schakelt een beperkt aantal gespecialiseerde partijen in om de dienst te kunnen leveren (subverwerkers), elk gebonden aan een verwerkersovereenkomst:
| Partij | Rol |
|---|---|
| Vercel | Hosting van de applicatie |
| Neon | Database-opslag |
| Cloudinary (indien gebruikt) | Opslag van geüploade protocol-bestanden |
| Sentry (indien gebruikt) | Foutmeldingen ten behoeve van technisch onderhoud |
E-mailmeldingen (bijvoorbeeld bij een nieuw hulpverzoek) worden verstuurd via mailinfrastructuur die de organisatie zelf beheert — niet via een externe e-maildienst die de inhoud zou kunnen inzien. Gegevens worden nooit verkocht of voor marketingdoeleinden aan derden verstrekt.
7. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en dataportabiliteit met betrekking tot uw eigen gegevens. Om een van deze rechten uit te oefenen, neemt u contact op met uw zorgorganisatie (bijvoorbeeld de coördinator of een Begeleider E) — zij verwerken uw verzoek en kunnen dit, waar nodig, bij Vezrap laten uitvoeren. Een geautomatiseerde zelfbedieningsfunctie hiervoor is in ontwikkeling.
8. Datalekken
Vermoedt u dat er iets mis is gegaan met uw gegevens, meld dit dan direct bij uw zorgorganisatie. Een organisatie die een datalek vermoedt, kan dit melden via privacy@vezrap.nl, zodat dit binnen de wettelijke termijn van 72 uur beoordeeld en zo nodig gemeld kan worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
Deze verklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer dat voor het laatst is gebeurd.
10. Contact
Voor algemene vragen over deze verklaring: privacy@vezrap.nl. Voor vragen over uw eigen gegevens: neem contact op met uw zorgorganisatie.